Het UMC Utrecht is als een klok: de activiteiten gaan 24 uur per dag door en dat is alleen mogelijk wanneer de onderdelen van het raderwerk precies in elkaar grijpen. In een zomerserie lichten we er een aantal uit. Deze keer: het afsprakenbureau radiotherapie, waar senior Sanne Vianen-Zijleman werkt. “Wij zorgen er onder meer voor dat dagelijks ongeveer 300 mensen kunnen plaatsnemen op het bestralingstoestel.”

De ene keer kort en zakelijk “Dank u wel”, de ander keer een emotioneel verhaal over hoe opgelucht iemand is dat hij snel terechtkan voor een bestraling. Het is voor Sanne Vianen-Zijleman altijd een verrassing hoe de patiënt reageert die zij belt om de afspraken op de afdeling radiotherapie door te geven. Talloze van die telefoontjes heeft ze gepleegd. Van haar achttien jaar bij radiotherapie heeft ze er zestien gewerkt bij het afsprakenbureau.

Belmomenten

Sanne zegt: “Op een gemiddelde werkdag hebben 400 patiënten een afspraak op onze polikliniek. Iedereen die voor de eerste keer een bestraling krijgt, wordt door ons gebeld om te horen wanneer de afspraak is. Voor de andere bestralingen ontvangt de patiënt een afsprakenlijst. Bij het afsprakenbureau werken tien collega’s, van wie er dagelijks vijf of zes actief zijn.”

Inplannen

Radiotherapie is de behandeling van kankercellen met behulp van bestraling. Iedere patiënt die hiervoor naar het UMC Utrecht gaat, krijgt te maken met het afsprakenbureau radiotherapie. Sanne: “Stel, een vrouw blijkt borstkanker te hebben en moet worden behandeld. De chirurg meldt haar dan aan bij onze collega’s van de administratieve groep, zoals doktersassistentes, receptionistes en telefonisten. Zij verzamelen gegevens van de patiënt en zorgen ervoor dat die terechtkomen bij het afsprakenbureau. Wij gaan dan de afspraken inplannen.”

Masker

Dat laatste klinkt misschien eenvoudig, maar gezien de grote aantallen patiënten en behandelingen, is het een flinke uitdaging alles netjes in de agenda te krijgen. Sanne: “Jaarlijks komen zo’n 5000 mensen naar onze afdeling voor behandeling. Zij krijgen drie soorten afspraken. Eerst een intakegesprek met hun arts. Daarna afspraken voor voorbereidende handelingen. Denk bijvoorbeeld aan een CT-scan, MRI-scan of PET-scan om een preciezer beeld te krijgen van de ziekte. Sommige patiënten krijgen een bestralingsmasker aangemeten om te voorkomen dat ze hun hoofd bewegen tijdens de bestraling van het hoofd/halsgebied. Bij het derde type afspraak gaat het om de daadwerkelijke radiotherapie. De borstkankerpatiënt uit ons voorbeeld heeft misschien wel vijftien van die afspraken nodig.”

Elke patiënt anders

Wanneer kan welke patiënt worden ingepland? Op het bureau van Sanne staan twee beeldschermen die haar helpen de puzzel te leggen en het overzicht te bewaren. Daarbij geldt dat de afdeling radiotherapie elke doordeweekse dag is geopend, van acht uur ’s morgens tot half zes ’s avonds. Ze zegt: “Iedere patiënt is anders. Bij de ene vindt de arts dat met spoed moet worden bestraald, bij de andere is iets minder spoed nodig. Meestal ook is het zaak de afspraak te maken op de dag dat de behandelend arts van de patiënt aanwezig is. We hebben zo’n 25 radiotherapeuten en daarnaast een aantal arts-assistenten. Kortom, het is elke dag puzzelen om alle stukjes op de juiste plek te krijgen voor patiënt, arts en afdeling.”

Basis leggen

Wie beroepshalve voortdurend aan het plannen is, moet een geordende geest hebben. Sanne: “Ja, ik ben vrij gestructureerd, ook in mijn privéleven. En een van de mooie kanten van het werk is dat we ondersteunend zijn aan de radiotherapeut en de laborant, die samen de best mogelijke behandeling bedenken. Ik kan in alle bescheidenheid zeggen dat wij op het afsprakenbureau de basis leggen die de artsen in staat stelt de patiënt te behandelen. Zonder ons zou er niemand in het bestralingstoestel plaatsnemen.”

Goed en snel

Dat Sanne al achttien jaar actief is binnen de afdeling radiotherapie, bewijst dat ze het er naar haar zin heeft. “Ik voel me aangetrokken tot onze patiëntengroep. Het zijn mensen met een ernstige ziekte die vaak niet lang kunnen wachten op behandeling. Ik vind het fijn om goed en snel hun afspraken te maken. Daarbij komt dat onze afdeling altijd in beweging is. Iets wat vijf jaar geleden bijvoorbeeld nieuw en erg goed was, kan nu alweer worden verbeterd door iets nieuws. Die dynamiek en drang om te innoveren houden mijn hersenen scherp.”